Politique de confidentialité ETNA

La société L&C ETNA est une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée, au capital social de 1.000 euros, immatriculée au RCS de Montpellier sous le numéro 521 391 078, ayant son siège social 26 rue du Prado – 34170 Castelnau-le-Lez, ci-après (« ETNA »).

La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique de Confidentialité ») vous informe sur les modalités selon lesquelles ETNA traite vos données à caractère personnel dans le cadre de ses activités, notamment la gestion de ses fichiers clients, prospects, utilisateurs de son site Internet accessible à l’adresse : https://etna.legal/ (ci-après le « Site »).

Les termes « responsable de traitement », « responsable conjoint », « sous-traitant », « personne concernée », « données à caractère personnel », « traitement », « violation de données à caractère personnel », « État membre » ont le même sens que celui qui leur est attribué dans le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD ») et les termes qui en sont dérivés devront être interprétés de manière identique.

1. Responsable de traitement

ETNA est responsable des traitements de vos données à caractère personnel. Pour toute question, vous pouvez contacter ETNA par :

• Courriel à l’adresse électronique : legal@etna.legal
• Courrier à l’adresse postale : ETNA – 26 rue du Prado (Cap Concorde) – 34170 Castelnau-le-Lez.

2. Données à caractère personnel traitées par ETNA

ETNA traite les données à caractère personnel suivantes :​

• Pour la gestion des demandes d’informations, de rendez-vous et de devis, la collecte des données à caractère personnel suivantes est obligatoire : nom, prénom, coordonnées électroniques ou téléphoniques.

En l’absence de ces informations, ETNA ne pourra pas répondre à votre demande d’information, de rendez-vous ou de devis. Cette exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère contractuel.

• Pour l’exécution des contrats et la gestion de la relation client, la collecte des données à caractère personnel suivantes est obligatoire : nom, prénom, coordonnées électroniques ou téléphoniques, et toute information ou document nécessaire à la gestion du dossier confié à ETNA, et notamment, à la défense de vos intérêts.

En l’absence de ces informations, ETNA ne pourra pas exécuter les contrats, gérer la relation client. Cette exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère contractuel.

• Pour la gestion de vos candidatures, la collecte des données à caractère personnel suivantes est obligatoire : nom, coordonnées électroniques ou téléphoniques, profil LinkedIn, curriculum vitae, formations, expériences professionnelles, compétences, informations relatives au poste pour lequel vous candidatez, fonction recherchée.

 

En l’absence de ces informations, ETNA ne pourra pas répondre à votre candidature. Cette exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère contractuel.

• Pour la gestion des newsletters et des messages d’information sur l’activité d’ETNA, la collecte de votre adresse électronique est obligatoire.

En l’absence de cette information, ETNA ne pourra pas vous adresser des newsletters et/ou des messages d’information sur l’activité d’ETNA. Cette exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère règlementaire.

• Pour la gestion des évènements organisés par ETNA, la collecte des données à caractère personnel suivantes est obligatoire : nom, prénom, dénomination de la société/organisme, coordonnées électroniques ou postales.

En l’absence de ces informations, ETNA ne pourra pas vous adresser des invitations à des évènements qu’elle organise. Cette exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère règlementaire.

• Afin d’exercer vos droits énumérés au point 4 de la Politique de Confidentialité, la communication d’informations ou de documents justifiant votre identité ou d’informations complémentaires sur la nature de vos demandes pourra être sollicitée par ETNA.

En l’absence de ces informations ou documents, ETNA ne pourra pas répondre à vos demandes d’exercice de droits. Cette exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère règlementaire.

Enfin, conformément à l’article 9 du RGPD, lorsque cela est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice ou chaque fois que des juridictions agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle, ETNA peut être amenée à traiter des données à caractère personnel considérées comme sensibles, telles que notamment des données relatives à votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, philosophiques ou religieuses, appartenance syndicale, données relatives à la santé ou à la vie sexuelle.

3. Finalités et fondements juridiques des traitements de vos données à caractère personnel 

Les traitements de vos données à caractère personnel réalisés par ETNA poursuivent des finalités explicites, légitimes et déterminées et reposent sur un fondement juridique (base légale).

Finalités	Fondements juridiques
Gestion de vos demandes d’informations, de rendez-vous et de devis	Exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande
Gestion des contrats conclus avec ETNA et de la relation client	Exécution d’un contrat auquel vous ou votre structure êtes partie
Gestion de vos candidatures à un poste chez ETNA	Exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande
Gestion des newsletters, messages d’information sur l’activité d’ETNA et des événements organisés par ETNA	Intérêt légitime d’ETNA (promotion de ses activités) ou consentement selon l’objet de la prospection (en rapport avec votre activité professionnelle)
Gestion des réclamations, précontentieux et contentieux	Intérêt légitime d’ETNA (défendre ses droits et intérêts) ou respect de ses obligations légales, selon les cas
Gestion de la comptabilité générale d’ETNA	Respect des obligations légales d’ETNA
Gestion de l’exercice de vos droits	Respect des obligations légales d’ETNA

4. Vos droits

Vous disposez, dans les conditions définies aux articles 15 et suivants du RGPD, des droits suivants :

• Droit d’accès: droit d’obtenir la confirmation que vos données à caractère personnel sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, droit d’obtenir une copie de vos données à caractère personnel ainsi qu’à plusieurs informations sur les traitements réalisés par ETNA ;
• Droit de rectification: droit de demander à ETNA que vos données à caractère personnel soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées ;
• Droit d’effacement ou « à l’oubli »: droit d’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel dans certains cas ;
• Droit à la limitation du traitement: droit d’obtenir la limitation des traitements dans certains cas ;
• Droit d’opposition: droit de vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, aux traitements de vos données à caractère personnel ;
• Droit d’opposition à la prospection: droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection ;
• Droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée: droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire ;
• Droit à la portabilité des données: droit de recevoir les données à caractère personnel que vous avez fournies à ETNA, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou de demander à ETNA de transmettre ces données à un autre responsable du traitement, lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat et que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés ;
• Droit de retrait de votre consentement : droit de retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel lorsque celui-ci est fondé sur ledit consentement, et ce, sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait ;
• Droit de définir des directives post-mortem: droit de définir, modifier et révoquer à tout moment des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par ETNA et seront limitées à ce seul périmètre ;
• Droit d’introduire un recours auprès de l’autorité de contrôle: droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, qui est en France, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et de former un recours devant les tribunaux compétents si vous considérez que les traitements de vos données à caractère personnel réalisés par ETNA constituent une violation des textes applicables.

L’existence ou non de ces différents droits dépend notamment du fondement juridique du traitement concerné par la demande. Ces droits ne sont pas non plus sans limites et, dans certains cas, ETNA pourra donc refuser votre demande (par exemple pour des motifs légitimes impérieux pour ce qui concerne le droit d’opposition).

Vous pouvez exercer vos droits en écrivant à l’adresse électronique suivante : legal@etna.legal ou à l’adresse postale suivante : ETNA – 26 rue du Prado (Cap Concorde) – 34170 Castelnau-le-Lez

En cas de doute raisonnable de la part d’ETNA sur votre identité, ETNA pourra être amenée à demander des informations ou documents supplémentaires afin de vérifier votre identité.

Pour vous répondre, ETNA disposera alors d’un délai d’un (1) mois à compter de la réception de votre demande, éventuellement augmenté de deux (2) mois en cas de nombreuses demandes simultanées ou concomitantes dans le laps de temps imparti et/ou d’une certaine complexité de fond ou de forme relative à ladite demande.

5. Durée de conservation de vos données à caractère personnel

ETNA s’assure que vos données à caractère personnel ne soient conservées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, selon la politique de conservation des données suivante :

Données à caractère personnel concernées	Durée de conservation
Données utilisées dans le cadre des contrats conclus avec ETNA	Pendant la période durant laquelle la responsabilité d’ETNA peut être engagée (en tenant compte des éventuelles interruptions ou suspensions des délais de prescription civile ou pénale)
Données relatives à votre candidature à un poste chez ETNA	En cas de candidature non retenue, 2 ans à compter du dernier contact En cas de candidature retenue, pendant le temps de la relation contractuelle et jusqu’à l’expiration des délais légaux de prescription et de conservation
Données permettant de satisfaire aux obligations comptables d’ETNA	10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné
Données liées aux directives concernant le sort de vos données après votre décès	Aussi longtemps que les données concernées par les directives seront conservées
Données relatives à l’exercice d’un droit d’accès, de rectification ou d’effacement	5 ans à compter de la fin de la procédure liée à votre demande
Données relatives à l’exercice d’un droit d’opposition	6 ans à compter de la fin de la procédure liée à votre demande
Données relatives à l’exercice d’un droit à la limitation d’un traitement	5 ans à compter de la fin de la limitation du traitement
Données utilisées en vue de la prospection commerciale d’ETNA (newsletters, messages d’information sur l’activité d’ETNA et évènements organisés par ETNA)	3 ans à compter du dernier contact émanant de vous
Données utilisées pour répondre aux différentes demandes d’informations, de rendez-vous ou de devis (dans l’hypothèse où aucun dossier n’aurait été confié à ETNA à la suite de ces demandes)	3 ans à compter de leur collecte

A l’issue des durées précédemment listées, vos données feront l’objet d’une suppression ou d’une anonymisation (processus rendant impossible l’identification d’une personne à partir d’un jeu de données).

6. Destinataires de vos données à caractère personnel

Les données à caractère personnel sont destinées au personnel strictement habilité d’ETNA.

ETNA peut également communiquer vos données à caractère personnel à :

• Ses prestataires (avocats collaborateurs d’ETNA) ;
• Ses sous-traitants (prestataire marketing, prestataire informatique tel que l’hébergeur du Site, PSP, assureurs, cabinets de recrutement) ;
• Aux sociétés de recouvrement de créances, aux cabinets comptables et experts-comptables (pour les besoins d’ETNA) ;
• Aux personnes avec lesquelles ETNA collabore dans le cadre de dossiers que vous avez confiés à ETNA (avocats, huissiers, notaires, experts, traducteurs, consultants), aux autorités judiciaires, administratives, financières, organismes publics, Caisse des règlements pécuniaires des avocats (CARPA), autorités de régulation, médiateurs, arbitres, et plus largement, tout interlocuteur dont l’intervention serait pertinente pour les dossiers.

7. Lieu de stockage de vos données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel sont stockées sur des serveurs sécurisés situés en France.

ETNA peut, cependant, être amenée à transférer vos données à caractère personnel en dehors de l’Union Européenne, dans le cadre des finalités ci-dessus mentionnées. Dans cette hypothèse, ETNA vous en informera en indiquant les mesures prises afin que ce transfert soit conforme aux exigences du RGPD et de s’assurer du respect de la confidentialité de vos données à caractère personnel.

 

8. Sécurité de vos données à caractère personnel

ETNA met en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des traitements de données à caractère personnel qu’elle réalise.

9. Mise à jour de la Politique de Confidentialité

ETNA peut mettre à jour sa Politique de Confidentialité. Lorsque votre consentement est nécessaire à la mise à jour, ETNA procèdera à son recueil.

La dernière version de la Politique de Confidentialité est celle qui est accessible sur le Site. ETNA vous invite à consulter régulièrement la Politique de Confidentialité sur le Site.